Kohti tiedolla johdettua organisaatiota

Tiedolla johtamisen tärkeys on ymmärretty kauan. Jo Aristoteles määritteli ensimmäiset hyvän päätöksenteon elementit. Suomalaisissa yrityksissä tiedolla johtaminen on tunnistettu merkittäväksi kilpailuetutekijäksi ja se onkin nousemassa liiketoimintastrategian keskeiseksi osa-alueeksi – erityisesti nyt, kun dataa on enemmän kuin koskaan. [1] Dagmarin Strategit Salla Erkkilä ja Iida Marjosalmi kertovat, miten tiedolla johtaminen saadaan osaksi organisaation arkea.

Vaikka yritysten käytössä olevan tiedon määrä kasvaa jatkuvasti, ei tiedolla johtamisen aloittaminen onnistu vain sormia napsauttamalla. Tarvitaan aikaa, kärsivällisyyttä ja konkreettisia toimia, jotta kyky luoda datasta näkemys ja hyödyntää sitä päätösten tukena muodostuu luonnolliseksi osaksi koko organisaation arkea.

Dagmarissa tunnistimme asiakastyön kautta neljä tiedolla johtamisen tasoa, jotka on käytävä systemaattisesti läpi, ennen kuin työntekijöiden toteuttama tiedolla johdettu arki on saavutettavissa. Tasot ovat: Data, Osaaminen, Kulttuuri ja Toimintamalli.

DATA – Tiedolla johtamisen kivijalka

On paradoksaalista, että dataa on käytössä enemmän kuin koskaan, mutta sitä ei hyödynnetä organisaatioiden päätöksenteon tukena. Data on hajallaan, epäjärjestyksessä ja vaikeasti tulkittavissa. [2] Analyysit ja johtopäätökset jäävät tekemättä ja niiden sijaan luotetaan perimä- ja historiatietoon, mutuun tai erikseen toteutettuun, perinteiseen tutkimukseen. Tällä hetkellä organisaatioissa keskitytään vahvasti vain tiedon keräämiseen, ei sen analysointiin ja toimintaa ohjaavaan käyttöön. [3]

Tiedolla johtaminen ei ole mahdollista ilman dataa. Fokus tulisi siirtää tiedon keräämisestä sen yhtenäistämiseen, järjestelyyn ja ennen kaikkea analysointiin. Data on demokratisoitava ja muutettava käytettävään muotoon, jolloin jokainen organisaatiossa voi hyödyntää sitä omien päätöstensä tukena. Käytettävä data on johdettu tavoitteista, se kokoaa tietoa järkevästi ja on käyttöliittymältään helppo.

OSAAMINEN – Laatua ja jatkuvaa parantamista

Tiedolla johtaminen vaatii resursseja: ihmisiä, joilla on taito lukea dataa. Datan lukutaito onkin tiedolla johtamisen keskeisin osaamisvaatimus. Tilastokeskuksen mukaan suomalaisyrityksistä vain reilu 20 prosenttia hyödyntää ”big dataa” liiketoiminnan kehittämiseen. Suurin syy datan käyttämättömyyteen on riittämättömissä henkilöstöresursseissa sekä henkilöstön puutteellisissa taidoissa. [2] Juuri julkaistun tutkimuksen mukaan Suomi on tiedolla johtamisessa selkeästi jälkijunassa. Yrityksissä osaamista ei pidetä riittävänä ja se vähäkin osaaminen on markkinoinnin sijaan organisaatioiden IT-tiimeissä. [4]

Datan lukutaidosta tuleekin vuoteen 2023 mennessä yksi tärkeimmistä liiketoiminnan kasvun ja lisäarvon ajureista. [5] Usein datan lukutaito, eli kyky lukea, ymmärtää ja tulkita tietoa oikeassa kontekstissa vaatii ulkopuolisen kumppanin tukea. Tiedolla johtamisen kivijalkaa rakennettaessa ammattitaitoinen kumppani auttaa rivakasti alkuun ja tukee organisaatiota oppimisessa. Tiedolla johtamista ei kuitenkaan voi kokonaan ulkoistaa kumppanille, vaan kokonaisuus tulee alusta alkaen rakentaa niin, että kumppanin osuus yhtälössä pienenee ajan myötä.

KULTTUURI – Tiedolla johtamisen mahdollistaja

Data ja oikeanlainen osaaminen tarvitsevat rinnalleen tiedolla johtamiseen sopivaa kulttuuria. Johtamiselta vaaditaan hyvin organisoitunutta ja jatkuvaa tahtotilan, asenteiden ja käyttäytymisen vahvistamista. Näin varmistetaan, että henkilöstön ja johdon tahtotilat ovat linjassa. Kulttuurin vahvistamisen tulisi tukea kasvun asennetta, joka johtaa positiiviseen itse- ja yhteisöohjautuvuuteen – uudistumiskykyisiin tiimeihin.

Kasvun asennetta voidaan vahvistaa yksilötasolla rohkaisemalla, tukemalla ja osoittamalla yksilön potentiaali. Tiimitasolla proaktiivista ja positiivista kasvun asennetta voidaan rakentaa työstämällä yhteisiä pelisääntöjä ja arvoja. Myös avoimesti ja selkeästi kommunikoidut suunta ja raamit antavat työntekijöille vapauden toimia itsenäisesti ja uutta kokeillen, samalla säilyttäen tunteen, että yksilöön uskotaan ja luotetaan. [6]

KETTERÄ TOIMINTAMALLI – Sujuvuutta arjen tiedolla johdettuihin päätöksiin

Tiedolla johtaminen ei ui asiantuntijoiden arkeen pyytämällä. Tiedolla johtamisen ympärille tulee rakentaa selkeä ja mahdollisimman ketterästi toimiva arki. Kattava toimintamalli huomioi muun muassa arjen syklit, dokumentointitavat, roolit ja vastuut, mutta erityisesti se osoittaa yhteisen suunnan ja päämäärän. Työntekijöiden tulee ymmärtää roolinsa ja vastuunsa toimintamallissa, mutta ennen kaikkea heidän on ymmärrettävä, mihin kaikella pyritään. Ketterän toimintamallin kokonaisuus tulee suunnitella yhdessä työntekijöiden kanssa, jolloin sen sisäistäminen osaksi arkea on helpompaa.

Tiedolla johtamisen ketterässä toimintamallissa tärkeitä kulmakiviä ovat loppuasiakkaan asettaminen toiminnan keskiöön sekä selkeät prosessit. Prosessien on oltava riittävän kevyitä ja järjestelmällisiä, jotta niitä on helppo noudattaa, ja arjessa säilyy selkeys. Asiakas voidaan asettaa toiminnan keskiöön esimerkiksi jatkuvan, asiakaskeskeisen testaamisen ja asiakastarinoiden avulla.

Lähteet:

[1] Innolink 2019. Tiedolla Johtaja 2019 -tutkimus. https://www.innolink.fi/2-osa-tiedolla-johtaminen-helpottaa-johtamisen-arkea-ei-painvastoin/

[2] Tilastokeskus 2020. Big Data. https://www.stat.fi/til/icte/2020/icte_2020_2020-12-03_kat_004_fi.html

[3] Forbes 2015. New Report Shows Data-Driven Marketing Crucial for Success in Hyper-Competitive Global Economy. https://www.forbes.com/sites/forbespr/2015/11/03/new-report-shows-data-driven-marketing-crucial-for-success-in-hyper-competitive-global-economy/

[4] Gapgemini 2021. Kysely datajohdetusta markkinoinnista. https://www.kauppalehti.fi/uutiset/kl/705f252b-1b21-42b4-906a-d763b8f33c5d?ref=ampparit:0320

[5] Gartner 2020. 10 Ways CDOs Can Succeed in Forging a Data-Driven Organization. https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-26OCBF3S&ct=210629&st=sb

[6] Carol S. Dweck 2006. Mindset – The New Psychology of Success.