Käytännön vinkkejä osallistavampaan etä- ja hybridiarkeen

Jo yli viiden osallistujan virtuaalipalaverissa kynnys puhua ääneen nousee huomattavasti livetilannetta korkeammaksi. Ilman katsekontaktia tai yhteistä fläppitaulua osallistujien on vaikea pysyä aiheessa. Myös tekniikka saattaa hankaloittaa puheenvuoron saamista, kun kaikkia eleitä ei näe kasvotusten. Entä jos osallistujia onkin 20 tai yli 100? Dagmarin kokenut fasilitaattori Paula Wickström antaa käytännön vinkkejä, kuinka voit aktivoida tiimiäsi tai suurempaakin ryhmää, kun ainakin osa heistä on etäyhteyden päässä.

Etä- ja hybridipalavereissa käy usein niin, että vain muutama henkilö on äänessä ja muut kuuntelevat. Puhujat eivät tiedä, ovatko kaikki innostuneina mukana vai puuhaako osa samalla jotain aivan muuta. Houkutus muuhun tekemiseen kasvaa, jos palaveri ei osallista aidosti, keskustelu eksyy harhapoluille tai omaa panosta ei tarvitakaan. Juuri nyt monissa organisaatioissa pohditaankin, miten tiimipalaverit, infot, seminaarit, kokoukset, asiakastapaamiset sun muut saadaan toimimaan etänä tai hybridinä. Kuinka osallistamme, innostamme, kommunikoimme ja kehitämme yhdessä, kun kaikki eivät ole samassa tilassa. Kuinka pysymme yhteen hiileen puhaltavana tiiminä, joka saa toisistaan hyvää energiaa ja yhdessä oppimisen fiilistä.

Ensin on vielä linjattava ja testattava, mitkä kokoontumiset voidaan järjestää hybridimallilla, mitkä vaativat fyysisen läsnäolon ja mitkä voidaan pitää vaikka kokonaan etänä. On myös pohdittava, mitä hybridi kokoontuminen vaatii esimerkiksi kokoustilojen teknologialta ja tilaisuuden vetäjältä, jonka on osattava käyttää tätä teknologiaa ja huomioitava eri tiloissa olevat osallistujat täysin tasapuolisesti.

Yhdistä tiimiä rohkeasti ja suunnitelmallisesti

Suunnittele etä- ja hybriditapaamisten osallistaminen etukäteen. Anna kuulemisen sijaan mahdollisuus puhua ja kysyä, ja puhumisen sijaan mahdollisuus nähdä ja tehdä – eli osallistua. Näin tapaamisesta jää vahvempi muistijälki ja osallistujat voivat aidosti antaa panoksensa. Osallistamalla saat käännettyä monologit yhteiseksi dialogiksi, ja aito ihmisten välinen yhteys voi muodostua.

Kolme keinoa yhdistää ihmisiä etä- ja hybriditapaamisissa

1. Ottakaa rohkea ja avoin asenne yhteiseen osallistamiseen ja harjoitelkaa yhdessä.
   Aloittakaa ihan pienillä kokeiluilla: keskustelkaa tiimipalaverissa viisi minuuttia pienryhmissä viikonlopun kuulumisista tai tehkää vaikkapa pikainen emoji-fiilispulssi palaverin chatiin tämän hetken työtilanteesta. Sopikaa organisaatiotasolla ja todetkaa ääneen, että (etenkin yli viiden osallistujan tapaamisissa) chat-kysymykset ovat erittäin toivottuja ja niihin vastaillaan, johdon ja esihenkilöiden sitoutuneen esimerkin rohkaisemana.
2. Voittakaa tekniikan pelko.
   Selvittäkää mitä osallistamista tukevia järjestelmiä käytössänne on ja opetelkaa niiden hyödyllisiä ominaisuuksia. Valjastakaa asiasta innostuneet kollegat tekniikkatuen sanansaattajiksi ja matalan kynnyksen sparraajiksi. Pyytäkää tarvittaessa apua kumppaneiltanne, jos teknologia osallistamisen kasvattamiseen ei ole tuttua.
3. Panostakaa etätapaamisten valmisteluun, aktivointien suunnitteluun ja tavoitteiden sanoittamiseen.
   Mitä tässä tilaisuudessa halutaan saada aikaan? Mitä halutaan oppia tai päättää? Mikä on toivottu lopputulos? Kuinka siihen päästään? Onko tapaaminen oikeasti tarpeen ja onko kutsulistalla juuri oikeat osaajat ja päätöksentekijät? Onko keskustelulle ja aktivoinneille varattu aikaa ja mahdollisuuksia? Moni etäpalaveri jää turhan helposti sivustaseurattavaksi, jos tavoite on epäselvä, valmistelu heikkoa ja etäosallistamisen keinoja ei hyödynnetä.

Me-tunne muodostuu pienistä paloista päivittäisessä työarjessamme.

Jo pienet, ihmisiä huomioivat ja teknologiaa hyödyntävät asiat voivat muuttaa tiimin ja työyhteisön tunnetilaa ja yhteen kuulumisen tunnetta merkittävästi. Se, että yksinäisestä etätyöpäivästä lohkaistaan edes muutama minuutti hassutteluun, kuulumisten vaihtamiseen tai visuaaliseen fiilisten kyselyyn voi piristää koko päiväksi ja tuoda uutta energiaa työntekoon. Etäosallistaminen tuo kaikki helpommin samalle viivalle, jolloin hiljaisetkin saavat äänensä kuuluviin ja jokainen saa ansaitsemansa huomion.

Opitaan fasilitoinnin aktivointikeinot ja työkalut yhdessä

Dagmarissa aktivoimme fasilitoinnin keinoin koko organisaatiotamme sekä asiakkaitamme ja kumppaneitamme virtuaalisissa tapaamisissa, koulutuksissa, workshopeissa ja muissa tilaisuuksissa. Olemme yhdessä opetelleet hyödyntämään osallistavaa teknologiaa, vaihtamaan kuulumisia ja tutustumaan toisiimme Teamsin, Zoomin ja Google Meetsin pienryhmissä. Nostamme yhteisfiilistä virtuaalisilla hupivisailuilla ja tietokilpailuilla sekä kehumme ja kiitämme toisiamme Slackin Kiitos-ryhmässä. Yli 200 henkilön infotilaisuuksissamme Teamsin chat täyttyy kysymyksistä ja innostuneista sydämistä, ja mahtavia kehitysideoita poikii pienistä sivukommenteista. Virtuaalinen kommentointimahdollisuus on tehostanut monia prosessejamme ja helpottanut tiedonkulkua kaikkia koskevissa asioissa. Ja rohkaissut meitä kaikkia testaamaan ja oppimaan yhdessä.

tämän blogin kirjoitti

Paula Wickström

Project Director

paula.wickstrom@dagmar.fi

+358407047446

Dagmarin sisältötiimin projektijohtaja Paula innostuu erityisesti hyvästä asiakaskokemuksesta, hyvistä oivalluksista sekä siitä lisäarvosta, joka saa asiakkaan tuntemaan olonsa tärkeäksi. Sarjainnostuja, niin töissä kuin vapaa-ajallakin, josta hänet löytää laulamasta tai neulomasta.