Tutkimusavustajien tietosuojaselosteeseen

Rekisterinpitäjä

Oy Dagmar Ab
Annankatu 28
00100 Helsinki
puh. +358 9 693 011

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Nina Almi
Annankatu 28
00100 Helsinki
nina.almi@dagmar.fi
puh. +358 9 693 011

Tässä selosteessa kerrotaan henkilötietojesi käsittelystä, kun olet Dagmarin asiakkaan yhteyshenkilö, Dagmarin yhteistyökumppani tai yhteistyökumppanin edustaja tai olet tilannut Dagmarin uutiskirjeen tai muun julkaisun (esim. oppaan tai tutkimusraportin) sähköpostiisi.

Tietojasi käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen asioidessasi Dagmarin kanssa. Tietojen käsittelyyn ei liity profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.

Tiedot kerätään sinulta itseltäsi tai asiakkuuden tai kumppanuuden perustamisen yhteydessä esimerkiksi sopimuksesta. Tietoja ei kerätä ulkopuolisista lähteistä kuten sosiaalisesta mediasta.

Käsiteltävät henkilötiedot

Dagmarin asiakkaan yhteyshenkilöt: Nimi, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, asiakasyrityksen nimi ja yhteyshenkilön asema yrityksessä.

Dagmarin yhteistyökumppani tai yhteistyökumppanin edustaja: Nimi, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, kumppaniyrityksen nimi ja yhteyshenkilön asema yrityksessä.

Dagmarin uutiskirjeen tai muun julkaisun tilaaja: Nimi, sähköpostiosoite, yritys.

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Dagmarin asiakkaan yhteyshenkilöt: Tietoja käsitellään asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitoa varten, sekä asiakkuuteen liittyvän viestinnän yhteydessä. Käsittely perustuu Dagmarin oikeutettuun etuun huolehtia liiketoimintansa jatkuvuudesta, toimeksiantojen toteuttamisesta ja asiakashallinnasta.

Dagmarin yhteistyökumppani tai yhteistyökumppanin edustaja: Tietoja käsitellään kumppanuussuhteen hoitoa varten ja kumppanuuteen liittyvän viestinnän yhteydessä. Käsittely perustuu Dagmarin oikeutettuun etuun huolehtia liiketoimintansa jatkuvuudesta ja toimeksiantojen toteuttamisesta.

Dagmarin uutiskirjeen tai muun julkaisun tilaaja: Tietoja käsitellään uutiskirjeen tai tilatun julkaisun toimittamiseksi. Käsittely perustuu uutiskirjeen tilaajan antamaan suostumukseen. Muiden julkaisuiden (mm. oppaat, tutkimusraportit tai vastaavat) tietoja käsitellään tilatun materiaalin toimittamiseksi ja siihen liittyvän viestinnän hoitamisessa.

Uutiskirjeen peruminen

Uutiskirjeen saat peruttua klikkaamalla sähköpostiviestissä ollutta linkkiä. Kirjeen perumisella peruutat samalla suostumuksesi tietojesi käsittelyyn kirjeen toimittamista varten. Poistamme yhteystietosi peruuttamisen seurauksena.

Tietojen säilytysajat

Asiakkaiden ja kumppanien yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään niin kauan, kuin se on asiakkuuden tai kumppanuuden hoitamiseksi tarpeen. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.

Uutiskirjeen lähettämistä varten tallennettua sähköpostiosoitetta säilytetään niin kauan, kun tilaus on voimassa. Peruttuasi tilauksen, poistamme tietosi.

Muiden tilattujen julkaisujen lähettämistä varten tallennetut tiedot säilytetään enintään kolmen (3) kuukauden ajan julkaisun tilauksesta.

Tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta Salomaa-yhtiöryhmän ulkopuolelle.

Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja käsittelyssä käytetään kansainvälisiä pilvipalveluita, joiden yhteydessä tietoja saattaa siirtyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle Dagmar huolehtii siitä, että tiedonsiirrot on katettu EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisilla suojatoimenpiteillä.

Oikeutesi rekisteröitynä

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille tietyt oikeudet omiin henkilötietoihin. Oikeuksien laajuus on tapauskohtaista, ja riippuu muun muassa tietojen käsittelyn tarkoituksesta ja käsittelyn oikeusperusteesta. Sinulla on muun muassa seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus – Sinulla on oikeus saada vahvistus sille, käsitelläänkö tietojasi, ja jos käsitellään, sinulla on oikeus saada kopio tiedoistasi. Kopiota ei kuitenkaan toimiteta, mikäli toimittaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Oikaisuoikeus – Sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi ja joissakin tapauksissa täydentää puutteellisia henkilötietoja.

Oikeus tulla unohdetuksi – Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, jos niiden käsittelyn jatkamiselle ei ole enää laillista perustetta.

Saatamme joutua pyytämään sinulta tiettyjä tietoja vahvistaaksemme henkilöllisyytesi ja varmistaaksemme, että olet oikeutettu käyttämään näitä oikeuksia.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä edellä mainitun pyynnön yllä mainittuun osoitteeseen. Jos olet sitä mieltä, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun: tietosuoja.fi.

Oy Dagmar Ab:n tutkimusavustajien henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan henkilötietojesi käsittelystä, kun olet rekisteröitynyt osallistumaan tutkimusavustajana Oy Dagmar Ab:n (”Dagmar”) omille asiakkailleen toteuttamiin verkkosivustojen ja -palveluiden käytettävyyden havainnointi- ja haastattelututkimuksiin ja testiasiakkuustutkimuksiin (mystery shopping).

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa sinulle tietoa siitä, mitä henkilökohtaisia tietoja tutkimusavustajista kerätään ja miten niitä käytetään, miten keräämme henkilötietoja ja miksi teemme niin, sekä mitä oikeuksia tutkimusavustajilla on henkilötietojensa suhteen.

Dagmar voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta milloin tahansa ilmoittamatta siitä. Dagmar voi lähettää sähköpostimuistutuksia siihen tehdyistä olennaisista muutoksista, mutta olet vastuussa sen säännöllisestä tarkistamisesta aina ennen uuteen tutkimukseen osallistumista.

1. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA

Nimi Oy Dagmar Ab (Y-tunnus: 0107346-3)
Osoite Annankatu 28, 00100 Helsinki
Yhteyshenkilö Antti Kallio
Puhelin +358 9 693 011
Sähköposti antti.kallio@dagmar.fi

2. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Dagmarin tutkimusavustajana toimiminen perustuu tutkimusavustajaksi rekisteröitymiseesi ja siinä yhteydessä tapahtuvaan osallistumisehtojen hyväksymiseen, jolloin välillemme syntyy tutkimusavustajasopimus. Dagmar kerää tutkimusavustajista seuraavia tietoja:

Perustiedot, kuten:

• nimi, syntymävuosi, sukupuoli, kieli, yhteystiedot (sähköpostiosoite, kotiosoite, matkapuhelinnumero)

Osallistumistiedot, kuten:

• Tiedot rekisteröitymisestäsi tutkimusavustajaksi ja osallistumisehtojen hyväksymisestä
• Tutkimuksiin osallistumistiedot (tiedot osallistumisesta, palkkiot)
• Maksutiedot, esimerkiksi maksupalveluntarjoajan tiedot ja tilitiedot, tiedot maksusuorituksista

Tutkimusavustajasuhdetta koskevat tiedot

• Osallistumiskutsut ja muu Dagmarin ja tutkimusavustajan välinen viestintä
• Osallistumishistoria ja muut tutkimusavustajasuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot

Tutkimuksissa kerätyt tiedot ml. tutkimuksissa käytettävien työkalujen keräämät tiedot, kuten:

• Laitetiedot, esimerkiksi: tutkimuksessa käyttämäsi laitteen tiedot ja ominaisuudet, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, laitteen käyttöjärjestelmä, muut laitteesi sovellukset, evästetiedot, IP-osoite, laiteverkon tarjoaja, laitetyyppi, verkon tila, selaintyyppi, selaimen tunniste, yksilöllinen laitteen tunnistenumero (kuten analytiikan tai mainonnan tunnisteet), verkkopalveluntarjoajan käyttäjätunnus (numero, jonka verkko-operaattorisi on antanut sinulle yksilöllisesti), Media Access Control (MAC) -osoite, mobiilimainonnan tunniste, sijainti ja muut tiedot, joita yksin tai yhdessä voidaan käyttää laitteesi yksilölliseen tunnistamiseen.
• Tiedot ja havainnot toiminnastasi tutkimuksen kohteena olevalla verkkosivustolla tai -palvelussa, esimerkiksi: Internet-sisältö, jonka olet nähnyt, tallentanut, napsauttanut tai muuten ollut vuorovaikutuksessa, tutkimusosallistumisesta tehdyt näytönjaon tallenteet.
• Tutkimushaastatteluissa annetut vastaukset sekä tallenteet
• Mystery shopping -tutkimusten käyntikuvaukset ja käyntiin liittyvät muut materiaalit (esim. kuitit kuluista tai ostoksista, täytettävät lomakkeet, yms.)

3. KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE

Tutkimuksiin osallistuminen on vapaaehtoista. Voit vapaasti valita, haluatko osallistua tiettyyn tutkimukseen, kieltäytyä vastaamasta tiettyihin haastattelukysymyksiin tai keskeyttää osallistumisesi yksittäiseen tutkimukseen milloin tahansa.

Dagmar käsittelee kerättyjä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla oikeusperusteilla:

4. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Dagmar kerää henkilötietojasi suoraan sinulta, kun rekisteröidyt tutkimusavustajaksi ja osallistut haastattelututkimuksiin. Dagmar kerää tietoja myös automaattisesti tutkimuksissa käytettävien työkalujen avulla, kun osallistut havainnointitutkimuksiin.

5. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT EU/ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Dagmar voi luovuttaa asiakkaille tutkimustulosten osana otteita tutkimuksen näytönjaon tallenteista havainnollistamaan tutkitun verkkosivuston- tai palvelun käytettävyydessä havaittuja ongelmia. Jos otteissa esiintyy tutkimusavustajan todellisia tietoja kuten nimiä tai osoitteita, ne häivytetään ennen otteiden luovuttamista asiakkaalle.

Jos asiakas osallistuu tutkimustilanteisiin, esim. havainnoi tutkimusta tai kuuntelee haastattelua, Dagmar ilmoittaa siitä sinulle etukäteen. Dagmar voi luovuttaa asiakkaille puhelin- ja muiden haastattelujen tallenteita tai litteraatioita (puhtaaksikirjoituksia), jos annat siihen erikseen suostumuksen.

Muuten Dagmar luovuttaa asiakkailleen vain tutkimusten anonyymejä tuloksia, eli raportteja, tilastoja ja yhteenvetoja, joista tutkimusavustajat eivät ole tunnistettavissa asiakkailleen.

Maksutietoja voidaan jakaa maksupalveluntarjoajien kanssa palkkioiden maksua varten.

Dagmar voi jakaa henkilötietojasi lainvalvontaviranomaisten ja muiden valtion viranomaisten kanssa, jos laki sitä vaatii tai jos se on kohtuudella tarpeen muiden tai Dagmarin oikeuksien, omaisuuden ja turvallisuuden suojelemiseksi. Tähän sisältyvät viranomaisten lailliset pyynnöt, mukaan lukien kansallisen turvallisuuden tai lainvalvonnan vaatimusten täyttämiseksi.

Dagmar voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelytehtäviä ulkopuolisille palveluntarjoajille, kuten tutkimustyökaluja (esimerkiksi Lookback-alusta) tarjoaville tai muita ICT-palveluita tarjoaville Dagmarin sopimuskumppaneille. Jokainen palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain Dagmarin puolesta siinä määrin kuin on tarpeen palveluidensa suorittamiseksi. Palveluntarjoajia sitovat kirjalliset sopimukset henkilötietojen käsittelystä, mukaan lukien salassapito- ja tietoturvavelvoitteet.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää kansainvälisiä pilvipalveluita, joiden yhteydessä tietoja saattaa siirtyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden tietosuojatason riittävyyttä EU ei ole hyväksynyt . Näissä tapauksissa Dagmar tekee sopimuksen henkilötietojen siirrosta Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla, jotka löytyvät osoitteesta: https://ec.europa.eu/info/system/files/1_en_annexe_acte_autonome_cp_part1_v5_0.pdf.
Liiketoimintamme myynnin, luovutuksen tai muun siirron yhteydessä, jolloin vaadimme tällaista ostajaa suostumaan henkilötietojen käsittelyyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

6. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN JA SÄILYTYSAJAT

Vain henkilöillä, jotka tarvitsevat henkilötietoja työnsä suorittamiseen, on oikeus käyttää henkilötietoja ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötiedot tallennetaan tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, virustorjuntaohjelmin ja muilla teknisillä keinoilla. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin on pääsy vain ennalta määritellyillä ja nimetyillä henkilöillä.
Säilytämme yksittäisessä tutkimuksessa kerättyjä tietoja 2 vuoden ajan tutkimuksen päättymisestä, eli siitä, kun asiakas on hyväksynyt tutkimuksen tulokset. Säilytämme muita tutkimusavustajien henkilötietoja 2 vuoden ajan tutkimusavustajasopimuksen päättymisen jälkeen tai kunnes kaikki siihen liittyvät sopimukselliset ja lakiin perustuvat oikeudet ja velvollisuudet on täytetty.
Tietoja maksetuista palkkioista säilytetään taloudellista raportointia, tilintarkastusta ja verotusta varten sovellettavien lakien mukaisesti 6 vuotta.
Tutkimuksissa kerätyt tiedot voidaan anonymisoida ja säilyttää pysyvästi.
Dagmar arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeen säännöllisesti ja ryhtyy kohtuullisiin toimenpiteisiin sen varmistamiseksi, että yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja ei säilytetä.

7. OIKEUTESI REKISTERÖITYNÄ

EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille tietyt oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien laajuus on tapauskohtaista, ja riippuu muun muassa tietojen käsittelyn tarkoituksesta ja käsittelyn oikeusperusteesta. Sinulla on muun muassa seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus – Sinulla on oikeus saada vahvistus sille, käsitelläänkö tietojasi, ja jos käsitellään, sinulla on oikeus saada kopio tiedoistasi. Kopiota ei kuitenkaan toimiteta, mikäli toimittaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Oikaisuoikeus – Sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi ja joissakin tapauksissa täydentää puutteellisia henkilötietoja.

Oikeus tulla unohdetuksi – Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, jos niiden käsittelyn jatkamiselle ei ole enää laillista perustetta.

Oikeus peruuttaa suostumus – Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojesi käsittelyyn aiemmin antamasi suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä – Jos henkilötietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu, sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Pyynnön yhteydessä sinun on yksilöitävä vastustamisen perusteena oleva erityinen tilanne.

Oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle – Jos olet toimittanut henkilötietoja Dagmarille ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada nämä tiedot itsellesi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä – Laissa määritellyissä tilanteissa voit vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun olet eri mieltä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä.

Saatamme joutua pyytämään sinulta tiettyjä tietoja vahvistaaksemme henkilöllisyytesi ja varmistaaksemme, että olet oikeutettu käyttämään näitä oikeuksia.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä edellä mainitun pyynnön yllä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Jos olet sitä mieltä, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun: https://tietosuoja.fi/etusivu